9 tipps für eine Entspannte Organisation deinEs OsTerfests

Osterfest - 9 Tipps für deine Optimale Planung

In diesem Blogbeitrag möchte ich mal ein wenig meiner Fähigkeiten aus meiner erste „Berufslaufbahn“ mit einfließen lassen.
Ich habe 15 Jahre als Event Managerin gearbeitet. Und da heute in einer Woche ein „Event“ ansteht, das doch viele von uns feiern, möchte ich dir heute ein paar Tipps mit an die Hand geben, wie du dich auf das diesjährige Osterfest vorbereiten kannst.

Heute ist Freitag, der 8. April.
Das heißt, dir bleiben einschließlich heute noch 9 Tage für deine Vorbereitung.
Wenn du jetzt denkst: „WAAAS nur 9 Tage???“ -
entspann dich, du schaffst das.

Gehen wir es ganz systematisch an:

1. Zunächst mal brauchen wir DEIN WARUM
WARUM richtest DU das Osterfest aus?
WARUM richtest du das OSTERFEST aus?

Hier können Antworten kommen wie:
Weil ich Ostern liebe!
Weil ich meinen Kindern ein schönes Osterfest bereiten möchte.
Weil ich gerne mit meiner Familie, meinen Freunden zusammen feiere.
Weil ich möchte, dass alle eine gute Zeit haben.

Dein Fokus bei deiner Vorbereitung sollte auf deinem Warum liegen.

Wenn deine Antwort lautet:
Weil es auf mich abgewälzt wurde oder
weil es von mir erwartet wird oder
weil man das eben macht.

Dann sag entweder jetzt noch ab oder lass es das letzte Osterfest sein, bei dem du Gastgeber:in bist.

2. Visioniere dir den Tag - Geh schon mal auf deine Osterparty!
Wie läuft er ab?
Welche Kleidung trägst du?
Wann bist du aufgestanden?
Musst du noch viel vorbereiten oder steht soweit alles?
Wann kommen deine Gäste?
Wer ist da? Wie sieht alles aus?
Ist der Tisch gedeckt?
Stehen Blumen auf dem Tisch?
Gibt es ein Farbmotto?
Läuft Musik?
Wo bist du? Mehr in der Küche oder feierst du und erlebst alles mit?
Wie ist die Stimmung?

Mal dir dein Osterfest so lebendig und so bunt aus, wie DU es dir wünscht!

Wie willst du etwas umsetzen, wenn du es dir nicht vorstellen kannst? ;-)

3. Sammle alle deine To-dos und deine Ideen
Und jede Idee darf hier mit drauf!
Nur, weil es noch nie so war, heißt es nicht, dass nicht genau an diesem Osterfest damit angefangen werden kann!
Du möchtest abends lieber für alle Pizza bestellen, statt noch mal zu kochen – schreib es auf!

Erinnere dich auch daran, was im letzten Jahr oder beim letzen Fest gut geklappt hat – TU GENAU DAS WIEDER!

Was war Käse und hat eigentlich nur Stress verursacht?
Erinnere dich daran – TU GENAU DAS NICHT MEHR!
Was wirst du auf keinen Fall mehr machen?
Schreibe es dir auch deine NOT-TO-DO Liste!

4. Prüfen, Sortieren und Priorisieren deiner Ideen und der To-Dos

Daraus ergeben sich dann deine tatsächlichen Aufgaben.
(Hey, wenn du wirklich alles mit pastellfarbenen Luftballons schmücken möchtest, dann MACH DAS!)
Lass lieber etwas anderes dafür wegfallen, wenn es DEIN sehnlichster Wunsch ist.
Du bist Gastgeber:in, du darfst entscheiden!

Somit ergibt sich folgende Struktur:

WAS:
WANN:
WER:
WEM KÖNNTE DIE AUFGABE SPASS MACHEN?

Was:
Essensplanung + Einkaufsliste schreiben
Wann:
10.04.
Wer
Ich

Was:
Einkaufen
Wann:
1404.
Wer
Partner:in

• Planst du jemand anderen ein, gib ihm eine Deadline bis wann die Aufgabe erledigt sein muss.

• Eier verstecken
  17.04.
  Opa -- > ACHTUNG DEADLINE nennen!
  Bis wann soll Opa die Eier versteckt haben, damit DU nicht in Stress kommst?

• Wenn keiner Spass an einer Aufgabe hat vielleicht machts ein externer Dienstleister;-) Kuchen backen: der Bäcker!

Gehe hier gerne sehr kleinteilig vor, damit du wirklich auch die Dimension der jeweiligen Aufgaben mit einkalkulierst. Siehe das Beispiel mit dem Einkauf:

Dazu gehört:
Essensplanung, Vorräte checken, Einkaufsliste schreiben, und dann erst gehts zum Einkaufen.

Weil wir dazu neigen die Vorbereitung unter den Tisch fallen zu lassen, kommen wir zeitlich oft ins Schleudern.

5. Da du in diesem Newsletter bist, hast du dir bestimmt bereits meinen Wochenplaner runtergeladen – Nutze ihn für deine Vorbereitung!

Verteile dir die Aufgaben auf die kommenden Tage.
Nimm dir die Zeit dafür.
Einmal eingetaktet und verteilt wird es dich nicht mehr stressen.
Visualisierung bringt Klarheit!

Du hast den Wochenplaner nicht? Schreib mir gerne eine Email!

6. Weniger ist oftmals mehr & Ciao Perfektionismus
Es braucht keine drei unterschiedliche Kuchen, dass es ein schönes Fest wird!
Es muss nicht alles on-time fertig sein. Die Gäste merken das gar nicht.
Es muss nicht alles aussehen, wie aus dem Ei gepellt ;-)
Wo gehobelt wird, da fallen Späne!

7. Delegiere und Kommuniziere
Nur weil du Gastgeber: in bist, bedeutet das nicht, dass du ALLES machen musst.
Deine Rolle ist es, das Event zu managen ;-)
Also hast du den Gesamtüberblick:
- verteile die Aufgaben
- mache klare Ansagen
Wenn alle genau wissen, was sie wann zu tun haben, entsteht kein Stress und keine schlechte Stimmung untereinander

8. Es muss nicht alles aus einer Hand kommen!
Versuch es auch mal mit diesem Ansatz:
Du stellst die Location und die Ausstattung
Gast A sorgt für die Vorspeise
Gast B bringt die Getränke
Gast C ist für das Dessert zuständig

Auch hier bedarf es deiner klaren Ansagen.
Du bestimmst – und glaube mir, aus meiner Erfahrung kann ich dir sagen: Menschen lieben klare Ansagen!
„Was - bis wann - wieviel“

9. Entspann dich!
Relaxte Gastgeber:innen geben die besten Partys ;-)
Du bist nicht verantwortlich dafür, was jeder deiner Gäste aus diesem Tag macht! Das hat jeder selbst in seiner Hand!
Du schaffst ein Angebot – und ich bin mir sicher, ein ziemlich Gutes ;-)
Für das Erleben ist jeder selbst verantwortlich!

Also sorge dafür, dass auch du FREUDE hast auf DEINER Osterparty!
DENKE DIREKT NOCH MAL AN PUNKT 1!