10 TiPPS DIE DIR HELFEN DEN FOKUS ZU HALTEN

Die To-Do-Liste wird immer länger, die Aufgaben türmen sich, es kommt eine Email nach der anderen ins Postfach, der Kollege bittet noch um einen kleinen Gefallen und die Zeit rennt, weil die nächste Deadline auch schon ansteht. 

Dieses wohl bekannte Szenario kann Stress auslösen und auch dazu führen, dass man oftmals gar nicht anfängt richtig konzentriert zu arbeiten oder die falschen Prioritäten setzt 

Was bedeutet den Fokus zu halten? Sich zu fokussieren heißt, dass wir unsere Aufmerksamkeit auf genau eine Sache (!), also eine Aufgabe richten. 

Im Folgenden möchte ich Tipps auflisten, die dabei unterstützen den Fokus zu halten und somit auch längerfristig den Stresslevel zu minimieren und für mehr Ausgeglichenheit zu sorgen. 

1.    Die Arbeitsumgebung

Egal, wo wir arbeiten, ob im Büro oder im Home-Office, zunächst sollten wir dafür sorgen, dass wir es tatsächlich bequem haben! Nicht so bequem wie auf der Couch, dennoch ist es sehr wichtig, dass wir uns wohlfühlen. 
Achten wir deshalb auf:

a.    Eine angenehme Sitzposition

b.    Ausreichend Licht

c.     Eine gute Raumtemperatur, nicht zu warm und nicht zu kalt

d.    Den Raum gut durchlüften, bevor wir loslegen

e.    Ruhe? Oder eventuell angenehme Musik, die beim Workflow unterstützt

2.    Die Ausrüstung

Ist alles in Reichweite was ich in den nächsten Stunden benötige? Wenn ich       darauf achte, dass ich wirklich alles was mich beim konzentrierten Arbeiten        unterstützt schon bereit habe, schalte ich eine große Quelle der Ablenkung aus. 

a.    Ausreichend Getränke?

b.    Alle benötigten Arbeitsmaterialien? 

c.     Snacks?

3.    Keine Ablenkung 

Um wirklich auf eine Sache fokussiert zu bleiben, kann ich vorab schon sicherstellen, dass ich ausschalte, was nicht zur Erfüllung des Ziels beiträgt. 

a.    Handy aus // auf lautlos

b.    Emailprogramme ausschalten. Checken von Emails zu festen Zeiten am Tag, danach das Programm beenden 

c.     Ein „Bitte nicht Stören“ Schild an die Tür oder dem Schreibtisch befestigen

4.    Richtig priorisieren 
Um fokussiert zu arbeiten, sollte man zunächst mit einer Auflistung aller To-Dos starten. Dann folgt die Priorisierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. 

5.    Nicht zu viele To-Dos an einem Tag! 
Keine Überforderung, denn das führt zu Frust am Ende des Tages. 
Drei realistische Tagesziele sind maximal empfehlenswert. Sollte sich herausstellen, dass noch Zeit übrig ist, um eine weitere Aufgabe zu erledigen, ist das Gefühl umso schöner. 

6.    Einen realistischen Zeitrahmen setzen
Es empfehlt sich, den Zeitrahmen für die anfallenden To-Dos möglichst genau einzuschätzen. Das unterstützt dabei, dass man sich in ein Gesamtstundenkontingent von 8 Arbeitsstunden keine 3 Aufgaben im Umfang von jeweils 3 Stunden packt. 

7.    Das eigene Warum der To-Dos kennen 
Was motiviert mich die Aufgabe zu erledigen? Wie fühle ich mich, wenn ich diese Aufgabe abhaken kann? Was ist dann anders als zuvor? Welchem weiteren Ziel bringt es mich näher? 

8.    Zeitverknappung
Wir arbeiten oftmals effektiver, wenn wir unter „Zeitdruck“ stehen. Daher empfiehlt es sich, sich selbst ein bisschen Zeit zu „rauben“. Dafür sollte man natürlich Punkt 6 realistisch einschätzen können. 

9.    Die SMART FORMEL
Die Tagesziele, bzw. To-Dos, anhand der Smart Formel formuliert werden .
Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert. 
Sicherlich sind nicht all unsere To-Dos als attraktiv einzuordnen, dann aber vielleicht, das Gefühl, welches sich einstellt, wenn man diese Aufgabe erledigt hat. 

10. Pausen machen
Nun hat man seine Umgebung angenehm gemacht, die große Kanne Tee steht bereit und die Ziele sind anhand der Smart Formel terminiert. 
Doch – dennoch immer Pausen machen. Augen weg vom Bildschirm, eine Runde um den Block laufen, den Raum noch mal lüften. Das Gehirn braucht die Arbeitspause, um danach wieder produktiver und kreativer zu arbeiten. Ist man allzu sehr in der Konzentration gefangen, empfiehlt es sich einen Pausenwecker zu stellen. 

Allgemein gilt beim fokussierten Arbeiten – Finger weg von Multitasking!

Lieber jeden Tag ein ordentlich abgeschlossenes To-Do, als fünf unvollständig erledigte Aufgaben. Das führt zu mehr Zufriedenheit und mehr Ausgeglichenheit. 

Anstelle von To-Do-Listen zu führen noch eine letzte Anregung: Wie wäre es mal mit einer: I-DID-TODAY-Liste. Hierauf kann man Ende des Tages sein erfolgreich erledigten Aufgaben schreiben. Das hinterlässt das beste Gefühl bevor man in den Feierabend geht!